Strona główna
Logo unii europejskiej

Przygotowanie i realizacja wydarzenia promocyjnego, w centrum handlowym w Londynie (Wielka Brytania), prezentującego turystyczny potencjał państw regionu Morza Bałtyckiego (Polska, Niemcy, Litwa, Dania) w ramach projektu „Baltic Sea Tourism Center”

Data publikacji: 11.04.2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 19-04-2019

Numer ogłoszenia

16874

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

1. Oferty należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej.
2. Termin składania ofert upływa dnia 19 kwietnia 2019r. o godzinie 24:00

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

k.pater@prot.gda.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Krystyna Hartenberger-Pater

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

0048587327040

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja jednodniowego wydarzenia promującego turystyczny potencjał państw regionu Morza Bałtyckiego (Polska, Niemcy, Litwa, Dania) w ramach projektu „Baltic Sea Tourism Center”. Wydarzenie zostanie zorganizowane 15 czerwca 2019r. w centrum handlowym Westfield London (dokładny adres: Ariel Way, White City, London W12 7GF, Wielka Brytania). Do zadań Wykonawcy należeć będzie zaprojektowanie i przygotowanie stoiska wystawienniczego, zapewnienie odpowiedniego wyposażenia, obsługi posługującej się biegle językiem angielskim oraz ubezpieczenia.
2. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia koncepcji stoiska wystawienniczego, które zostanie wykorzystane podczas wydarzenia w dn. 15 czerwca 2019r. w centrum handlowym Westfield London, w tym wykonania profesjonalnej wizualizacji 3D przedstawiającej aranżację stoiska na powierzchni o wymiarach 7m x 5m. Zaprojektowania grafiki dwóch ścianek wystawienniczych każda o wymiarach 2,5m x 4 m (typ ścianka wystawiennicza prosta). Przygotowanie w formie opisu (max. 3 000 znaków ze spacjami) założeń dla prezentacji VR przedstawiające wybrane produkty turystyczne projektu „Baltic Sea Tourism Center” (minimum 1 produkt dla każdego kraju (Polska, Niemcy, Litwa, Dania). Opis produktów dostępny jest pod adresem:
Polska:
https://balticsea.travel/experience/d/amber-journey
https://balticsea.travel/experience/d/nature-spotting-and-bird-watching
https://balticsea.travel/experience/d/slow-down-and-take-a-breath
Niemcy:
https://balticsea.travel/experience/d/enjoyment-for-all-senses
https://balticsea.travel/experience/d/discovering-diversity
https://balticsea.travel/experience/d/baltic-treasures
Litwa:
https://balticsea.travel/experience/d/sweet-exhaustion
https://balticsea.travel/experience/d/supernatural-landscapes
https://balticsea.travel/experience/d/migrating-cultures
Dania:
https://balticsea.travel/experience/d/go-back-in-history-on-a-manor-house-tour
https://balticsea.travel/experience/d/taste-moen
https://balticsea.travel/experience/d/wild-weekend-on-the-island-of-moen
https://balticsea.travel/experience/d/hyggelig-vikings-in-denmark

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: zagraniczne Powiat: Wielka Brytania Miejscowość: Londyn

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest promocja turystycznego potencjału państw regionu Morza Bałtyckiego (Polska, Niemcy, Litwa, Dania) w ramach projektu „Baltic Sea Tourism Center”. Ukazanie obszaru jako interesującej destynacji turystycznej oraz wypromowanie jego pozytywnego wizerunku. Celem wydarzenia jest także zachęcenie mieszkańców Londynu i turystów odwiedzających to miasto, do zaplanowania urlopu w tymże Regionie. Grupą docelową do której kierowane będzie wydarzenie są mieszkańcy Londynu w różnym wieku, którzy poszukują ciekawych destynacji turystycznych. Osoby te poszukując celu podróży kierują się przede wszystkim walorami przyrodniczymi, historycznymi i finansowymi. Wydarzenie jest także kierowane do turystów odwiedzających Westfield London, którzy podobnie jak mieszkańcy, poszukują interesujących destynacji turystycznych.

Przedmiot zamówienia

Prace wykonane w ramach przedmiotu Umowy obejmą m.in.:
1) Zapewnienie miejsca ekspozycyjnego:
a. Wykupienie miejsca ekspozycyjnego w Westfield London o powierzchni 7m x 5m
2) Zapewnienie wyposażenia stoiska:
a Zaprojektowanie, produkcję i dostarczenie na miejsce odbywającego się wydarzenia dwóch ścianek wystawienniczych każda o wymiarze 2,5m x 4 m (typ ścianka wystawiennicza prosta)
b Zapewnienie Infokiosku - 42” Touchscreen: 2m wysoki; 0,7m szeroki
c Zapewnienie 2 leżaków plażowych
d Zapewnienie jednego parasola plażowego lub flagi typu winder
e Zapewnienie stojaka na ulotki A4 typu Z-Shape
f Zapewnienie ekranu o wielkości min. 40’’
g Zapewnienie gogli do wirtualnej rzeczywistości (min. 1 para do stałego wykorzystania podczas wydarzenia) wraz z oprogramowaniem przedstawiających wybrane produkty turystyczne projektu „Baltic Sea Tourism Center” (minimum 1 produkt dla każdego kraju (Polska, Niemcy, Litwa, Dania)
h Zapewnienie laptopa
i Zapewnienie dostępu do prądu (min. 2 gniazdka na stoisku z brytyjskim wejściem)
j Zapewnienie wykładziny na całej powierzchni stoiska wystawienniczego
3) Zapewnienie obsługi wydarzenia
a Zapewnienie min. 2 osób do obsługi wydarzenia posługujących się biegle językiem angielskim.
4) Posiadanie przez wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej lub użytkowania mienia obejmującego odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone w związku z działalnością w tym organizację wydarzenia promocyjnego na terenie centrum handlowego Westfield London w dn. 15 czerwca 2019r. Suma ubezpieczenia - 5 mln GBP
5) Sporządzenie raportu z wykonanych działań obejmującego sprawozdanie z przeprowadzonego wydarzenia w formacie prezentacji ppt wraz z dokumentacją fotograficzną wydarzenia
6) Przestrzeganie zasad promocji projektów dofinansowanych ze środków Interreg Południowy Bałtyk (własciwe wykorzystanie logotypów projektu oraz umieszczenie informacji o dofinansownaiu ze środków EU)
7) montaż i demontaż stoiska przez wykonawcę na terenie centrum handlowego Westfield London
8) transport wyposażenia stoiska na miejsce odbywającego się wydarzenia przez wykonawcę oraz zapewnienie przez niego czystości na stoisku podczas trwania wydarzenia.

Kod CPV

79340000-9

Nazwa kodu CPV

Usługi reklamowe i marketingowe

Dodatkowe przedmioty zamówienia

Koncepcja stioska wystawienniczego, w tym profesjonalna wizualizacja 3D przedstawiającej aranżację stoiska na powierzchni o wymiarach 7m x 5m, projekt graficzny dwóch ścianek wystawienniczych, każda o wymiarach 2,5m x 4 m (typ ścianka wystawiennicza prosta), opis (max. 3 000 znaków ze spacjami) założeń dla prezentacji VR przedstawiającej wybrane produkty turystyczne projektu „Baltic Sea Tourism Center” (minimum 1 produkt dla każdego kraju (Polska, Niemcy, Litwa, Dania).

Harmonogram realizacji zamówienia

Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2019 r

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Zamawiający nie określa tego warunku

Wiedza i doświadczenie

1) Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, zrealizował co najmniej 3 usługi, które polegały na kompleksowej organizacji wydarzenia i kampanii informacyjno-promocyjnej o zasięgu międzynarodowym i wartości nie mniejszej niż 50 000 zł.

W celu oceny spełniania przez Wykonawcę w/w warunku udziału w postępowaniu, do oferty należy załączyć: Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w zakresie wskazanym powyżej w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, daty wykonania i odbiorców oraz załączeniem dowodów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie – według wzoru Załącznika nr 4 do Zapytania.

Potencjał techniczny

Zamawiający nie określa tego warunku

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

1) Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że koordynator przewidziany
do realizacji zamówienia posiada znajomość języka angielskiego odpowiadającej co
najmniej poziomowi biegłości językowej C1 w Skali Rady Europy.

W celu spełnienia przez Wykonawcę w/w warunku udziału w postepowaniu do oferty należy załączyć kopię odpowiedniego certyfikatu, potwierdzającą poziom biegłości językowej C1 w Skali Rady Europy.

3) Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dwie osoby zatrudnione przez niego do obsługi umowy posiadają min. 3 letnie doświadczenie w pracy w marketingu
W celu spełnienia przez Wykonawcę w/w warunku udziału w postepowianiu do oferty należy załączyć kopię referencji/umów potwierdzajacych 3 letnie doświadczenie pracy w marketingu.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Zamawiający nie określa tego warunku

Dodatkowe warunki

Zamawiający nie określa tego warunku

Warunki zmiany umowy

Zamawiający przewiduje możliwość zamiany umowy w sprawie zamówienia publicznego w sposób i na zasadach określonych Załącznika nr 2 do Zapytania

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Pełnomocnictwo powinno być dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów.

Zamówienia uzupełniające

Nie dotyczy

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie następujących kryteriów:

Kryterium 1: cena – znaczenie 60%
Kryterium 2: koncepcja – znaczenie 40%

Kryterium 1:
Liczba punktów jaką można uzyskać w kryterium cena, obliczona zostanie na podstawie następującego wzoru:

C min
X = x 60 pkt.
C O
gdzie:
X – wartość punktowa ocenianego kryterium
C min – najniższa cena ze złożonych ofert
Co – cena ocenianej oferty

Kryterium 2:
Oferty będą ocenianie zgodnie ze wzorem ( max ilość punktów 40 pkt.):
G=(Gof/Gmax) x 40

gdzie:
Gof - liczba punktów za koncepcję przedstawioną w badanej ofercie
Gmax -max liczba punktów za koncepcję
G – ilość punktów za koncepcję

Ocenie koncepcji podlegać będzie:

- wizualizacja 3D przedstawiającej aranżację stoiska na powierzchni o wymiarach 7m x 5m oraz projekt graficzny dwóch ścianek wystawienniczych, każda o wymiarach 2,5m x 4 m – 0-10 pkt.
- opis założeń dla prezentacji VR przedstawiającej wybrane produkty turystyczne projektu „Baltic Sea Tourism Center” – 0-30 pkt.

Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 pkt w ramach kryteriów.

Wykluczenia

Zamawiający wykluczy z przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawcę który jest powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą polegające w szczególności na:
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia o których mowa powyżej, do oferty należy złożyć: Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania według wzoru Załącznika nr 3 do Zapytania.

Zamawiający - Wnioskodawca

Nazwa

Pomorska Regionalna Organizacja Turystyczna

Adres

Wały Jagiellońskie 2A

80-887 Gdańsk

pomorskie , Gdańsk

Numer telefonu

0048587327040

Fax

0048587327049

NIP

5832842841

Numer naboru

STHB.02.01.00-IP.01-00-002/16

Inne źródła finansowania

„Baltic Sea Tourism Center – susstainable development structures for ACTIV TOURISM” Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Interreg V-A Poland - Denmark - Germany - Lithuania - Sweden (South Baltic) programme
Umowa nr STHB.02.01.00-DE-0028/16-00

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

Zamawiający zawiadamia o wyborze oferty najkorzystniejszej:
W wyniku badania i oceny ofert wybrano ofertę firmy:
2mgroup Komunikacja Biznesowa Sp. z o.o. Sp. K : al. Zwycięstwa 239/12, 81-521 Gdynia, która wpłynęła 19 kwietnia 2019r.
Cena ryczałtowa brutto wykonania całości zamówienia: 108 339,58 zł brutto.

Uzasadnienie:
Oferta najkorzystniejsza pod względem kryteriów określonych w zapytaniu
Liczba wyświetleń: 169