Strona główna
Logo unii europejskiej

Kompleksowa usługa organizacji udziału firmy VISIMIND w targach międzynarodowych.

Data publikacji: 06.09.2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 16-09-2019

Numer ogłoszenia

1205035

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

1. Ofertę należy złożyć osobiście w sekretariacie Zarządu lub za pośrednictwem usług pocztowych lub kurierskich na adres:
VISIMIND LTD Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Władysława Trylińskiego 10, 10-683 Olsztyn,
2. Ostateczny termin składania ofert upływa:
16.09.2019 r., godz. 10.00.
3. W przypadku korzystania z usług pocztowych lub kurierskich, Zamawiający uznaje za termin złożenia oferty – termin i godzinę potwierdzenia odbioru przesyłki przez Zamawiającego.
4. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.

Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Wykonawcy mają obowiązek zapoznać się dokładnie z treścią zapytania ofertowego wraz z załącznikami.
2. Wykonawcy przygotują i przedstawią swoje oferty zgodnie z wymaganiami zapytania ofertowego wraz z załącznikami.
3. Załączone przez Wykonawcę do oferty oświadczenia muszą odpowiadać swoją treścią treści zaproponowanych przez Zamawiającego wzorów tychże oświadczeń będących załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego.
4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w sposób czytelny (dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę).
5. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w niniejszym postępowaniu.
6. Oferta nie powinna zawierać żadnych nieczytelnych lub nieautoryzowanych poprawek i skreśleń. Ewentualne poprawki lub korekty błędów należy nanieść czytelnie oraz datować i zaopatrzyć podpisem co najmniej jednej z osób podpisujących ofertę.
7. Oferta (oraz załączniki do niej) musi być podpisana (podpis i imienna pieczątka) przez Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w dokumencie rejestrowym Wykonawcy lub przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu.
8. Składana oferta wraz załącznikami w postaci oświadczeń powinna być złożona w formie oryginału. Inne dokumenty mogą być złożone jako kopie potwierdzone przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem.
9. W przypadku pełnomocnictwa – do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia – powinno być ono załączone do oferty w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub mocodawcę.
10. Zamawiający nie zwraca Wykonawcom dokumentów zawartych w ofercie.
11. Koszty przygotowania oferty ponosi Wykonawca.
12. Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie. Koperta ma być zaadresowana według poniższego wzoru:
„Oferta targi międzynarodowe Visimind”
Koperta, poza oznakowaniem jak wyżej, musi być opisana nazwą i adresem Wykonawcy.
13. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonych ofert pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian, poprawek, modyfikacji i uzupełnień przed upływem terminu do składania ofert.
14. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych wymagań jak składana oferta tj. w odpowiednio oznakowana z dopiskiem „ZMIANA”.
15. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia – według takich samych zasad jak wprowadzenie zmian, poprawek, modyfikacji i uzupełnień – z dopiskiem „WYCOFANE”.
16. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.
17. Oferty oznaczone napisem „ZMIANA” będą otwierane w pierwszej kolejności.
18. Oferty wycofane nie będą otwierane.

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Pan Borys Nowicki e-mail: b.nowicki@visimind.pl

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

tel. +48 662254750,

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji udziału firmy VISIMIND w targach międzynarodowych:
1. Low Carbon Networks and Innovation Conference, Glasgow, Szkocja,
Termin imprezy targowej: 30-31.10.2019
Strona www: http://www.lcniconference.org/

Usługa obejmuje zarówno organizację logistyczną targów jak i kwestie merytoryczne, w poniższym zakresie:
 Wynajem powierzchni wystawienniczej,
 Organizacja doboru, transportu i spedycji eksponatów (wraz z ubezpieczeniem i wizami),
 Opracowanie i druk materiałów promocyjnych oraz koszty związane z tłumaczeniem treści ww. materiałów,
 Projekt i budowa stoiska wystawowego,
 Obsługa stoiska wystawowego podczas uczestnictwa przedsiębiorstwa w targach (w tym m.in.: montaż, demontaż stoiska, podłączenie i zużycie mediów),
 Działania promocyjne podczas uczestnictw w targach, min. wpisu do katalogu targowego, opłaty rejestracyjne, reklama w mediach targowych,
 Organizacja dojazdu do i z kraju docelowego w terminach umożliwiających uczestnictwo w targach,
 Zapewnienie zakwaterowania/noclegu w hotelach o standardzie 3-gwiazdkowym,
 Zapewnienie wyżywienia (śniadania, obiady, kolacje/obiadokolacje),
 Ubezpieczenia osób uczestniczących,
 Usługi tłumacza,
 Organizacja wstępu na teren targów.

Uszczegółowienie poszczególnych zakresów usługi zawarte jest w Załączniku nr 5 Parametry imprez targowych.

W ramach usługi Wykonawca ponosi i rozlicza wszystkie koszty związane z udziałem Zamawiającego w ww. imprezach targowych, zgodnie ze specyfikacją zawartą w zapytaniu ofertowym, oficjalnym regulaminem i programem uczestnictwa w imprezie targowej. Rozliczenie między Wykonawcą a Zamawiającym będzie dotyczyło usługi kompleksowej organizacji udziału w danej imprezie targowej.

Zadanie realizowane na podstawie i zgodnie z zapisami zawartymi w zapytaniu ofertowym z dnia 06/09/2019, l.dz. 01_09_2019_RPO_1_3_5_Visimind

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: warmińsko-mazurskie Powiat: olsztyński Miejscowość: Olsztyn

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Udział w targach międzynarodowych.

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji udziału firmy VISIMIND w targach międzynarodowych:
1. Low Carbon Networks and Innovation Conference, Glasgow, Szkocja,
Termin imprezy targowej: 30-31.10.2019
Strona www: http://www.lcniconference.org/

Usługa obejmuje zarówno organizację logistyczną targów jak i kwestie merytoryczne, w poniższym zakresie:
 Wynajem powierzchni wystawienniczej,
 Organizacja doboru, transportu i spedycji eksponatów (wraz z ubezpieczeniem i wizami),
 Opracowanie i druk materiałów promocyjnych oraz koszty związane z tłumaczeniem treści ww. materiałów,
 Projekt i budowa stoiska wystawowego,
 Obsługa stoiska wystawowego podczas uczestnictwa przedsiębiorstwa w targach (w tym m.in.: montaż, demontaż stoiska, podłączenie i zużycie mediów),
 Działania promocyjne podczas uczestnictw w targach, min. wpisu do katalogu targowego, opłaty rejestracyjne, reklama w mediach targowych,
 Organizacja dojazdu do i z kraju docelowego w terminach umożliwiających uczestnictwo w targach,
 Zapewnienie zakwaterowania/noclegu w hotelach o standardzie 3-gwiazdkowym,
 Zapewnienie wyżywienia (śniadania, obiady, kolacje/obiadokolacje),
 Ubezpieczenia osób uczestniczących,
 Usługi tłumacza,
 Organizacja wstępu na teren targów.

Uszczegółowienie poszczególnych zakresów usługi zawarte jest w Załączniku nr 5 Parametry imprez targowych.

W ramach usługi Wykonawca ponosi i rozlicza wszystkie koszty związane z udziałem Zamawiającego w ww. imprezach targowych, zgodnie ze specyfikacją zawartą w zapytaniu ofertowym, oficjalnym regulaminem i programem uczestnictwa w imprezie targowej. Rozliczenie między Wykonawcą a Zamawiającym będzie dotyczyło usługi kompleksowej organizacji udziału w danej imprezie targowej.

Zadanie realizowane na podstawie i zgodnie z zapisami zawartymi w zapytaniu ofertowym z dnia 06/09/2019, l.dz. 01_09_2019_RPO_1_3_5_Visimind

Kod CPV

79950000-8

Nazwa kodu CPV

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Dodatkowe przedmioty zamówienia

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)
63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży
79822500-7 - Usługi projektów graficznych
22100000-1 – Drukowane książki, broszury i ulotki

Harmonogram realizacji zamówienia

Termin imprezy targowej: 30-31.10.2019

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Nie dotyczy.

Wiedza i doświadczenie

Warunki udziału w postępowaniu:
Wykonawca przedmiotu zamówienia musi posiadać następujące minimalne doświadczenie i potencjał niezbędny do należytego świadczenia usługi:
a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, wykonanie min. 2 usług związanych z przedmiotem zamówienia (usługowa organizacja zadań związanych z udziałem w imprezie targowej lub innych wydarzeniach związanych z internacjonalizacją przedsiębiorstw, dla podmiotu trzeciego względem wykonawcy, obejmująca minimum takie zadania, jak transport, zakwaterowanie, wyżywienie, organizacja i przygotowanie stoiska targowego);
b) dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
c) dysponowanie wymaganą do realizacji zamówienia technologią i zasobami technicznymi.

Zasady spełnienia i weryfikacji warunków udziału w postępowaniu:
Ocena spełniania ww. warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w przedkładanych wymaganych dokumentach i oświadczeniach.

Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż ww. warunki Wykonawca spełnił.
Sposób dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

Na potwierdzenie spełniania opisanych warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, Wykonawca jest zobowiązany złożyć niżej wymienione oświadczenia i dokumenty:
1. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia – Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,
2. Oświadczenie o posiadanym doświadczeniu i potencjale wraz z wykazem usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem zakresu usługi, wartości, dat wykonania, wraz z załączeniem dowodów dotyczących najważniejszych robót, określających, czy usługi te zostały wykonane w sposób należyty - Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego,
Dowodami, o których mowa powyżej, są:
a) poświadczenie, referencje,
b) inne dokumenty – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia,

Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawcy zostanie dokonana według formuły: spełnia – nie spełnia.

Potencjał techniczny

j.w.

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

j.w.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Nie dotyczy.

Dodatkowe warunki

Nie dotyczy.

Warunki zmiany umowy

Przesunięcie terminów, zmiana sposobu lub zakresów wykonania przedmiotu zamówienia, w uzasadnionym przypadkach wynikających z:
• zmian w harmonogramie lub programie wskazanych imprez targowych;
• innych istotnych okoliczności, nie dających się przewidzieć na etapie składania oferty, pod warunkiem ich stosownego uzasadnienia i akceptacji przez odpowiednią instytucję współfinansującą realizowany projekt.

Dobór rozwiązań logistycznych i technicznych, w uzasadnionym przypadkach wynikających z:
• udokumentowanego braku możliwości wykonania zlecenia z przyczyn nie zależnych od Wykonawcy, np. brak dostępności oczekiwanej wielkości stoiska, przy czym uzasadnienie takiej zmiany musi być każdorazowo udokumentowane i przedstawiać alternatywne rozwiązania, a ich parametry winny być zbliżone do parametrów rozwiązania pierwotnego.

Wprowadzenie zmiany postanowień umowy wymaga aneksu sporządzonego w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
3. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o posiadanym doświadczeniu i potencjale wraz z wykazem wykonanych usług
4. Załącznik nr 4 – Oświadczenie o zgodności treści oferty z treściami stanowiącymi wzory przygotowane przez Zamawiającego
5. Załącznik nr 5 - Parametry imprez targowych

Zamówienia uzupełniające

Nie dotyczy.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Kryterium wyboru:
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryteriami i ich rangą:
Cena ofertowa - 100 %

Zasady spełnienia i weryfikacji kryteriów wyboru:
Sposób obliczania wartości punktowej ocenianego kryterium:
Kryterium nr 1 – CENA: W kryterium cena kolejno ocenianym ofertom zostaną przyznane punkty według następującego wzoru:

Cena = P=(Cn/Cb) x 100% x 100 punktów.
gdzie: Cn – łączna cena brutto najtańszej oferty; Cb – łączna cena brutto badanej oferty

Przy czym w sytuacji gdy w trakcie oceny ofert Zamawiający uzna, że ma do czynienia z ofertą zawierającą cenę rażąco niską w stosunku do przedmiotu zamówienia:
• wzywania Wykonawcę do wyjaśnienia ceny oferty;
• termin na dokonanie wyjaśnień wynosi do 3 dni roboczych od daty wezwania, przy czym dla uznania spełnienia terminu liczy się data wpływu wyjaśnień do Zamawiającego;
• jeżeli Wykonawca nie złoży wyjaśnień w wyznaczonym terminie lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zmuszony będzie odrzucić ofertę Wykonawcy.

Podsumowanie:
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta niepodlegająca odrzuceniu, złożona przez niewykluczonego z postępowania Wykonawcę, która uzyska największą ilość punktów.

Kryteria weryfikowane będą na podstawie informacji zawartych w Formularzu ofertowym – Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

Wykluczenia

Wykonawcą usługi nie może być Wykonawca, z którym Zamawiający jest powiązany osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym, a wykonawcą, polegające na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Weryfikacja na podstawie Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia – Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

VISIMIND LTD SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Adres

Władysława Trylińskiego 10

10-683 Olsztyn

warmińsko-mazurskie , Olsztyn

Numer telefonu

895410452

NIP

7393326675

Tytuł projektu

Organizacja udziału w targach międzynarodowych przedsiębiorstwa VISIMIND

Numer projektu

RPWM.01.03.05-28-0036/17-00

Inne źródła finansowania

Nie dotyczy.
Liczba wyświetleń: 228